ANALISIS KESIAPAN DOWNTIME SISTEM REKAM MEDIS ELEKTRONIK DALAM MENUNJANG PELAYANAN DI RUMAH SAKIT ISLAM SURABAYA JEMURSARI

Digitalisasi pelayanan kesehatan melalui penerapan Rekam Medis Elektronik (RME)
memberikan kemudahan dalam pengelolaan serta penyediaan informasi rekam medis. Namun,
ketergantungan pelayanan terhadap sistem elektronik juga dapat menjadi kendala apabila
terjadi downtime, karena kondisi tersebut berpotensi menghambat aktivitas pelayanan.
Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menganalisis tingkat kesiapan RSI
Surabaya Jemursari dalam menghadapi downtime RME guna mempertahankan
keberlangsungan pelayanan. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dan
dilaksanakan di RSI Surabaya Jemursari pada Juni hingga Juli 2026. Informasi penelitian
dikumpulkan melalui wawancara mendalam dengan petugas rekam medis dan IT, observasi
lapangan, serta penelaahan dokumen terkait. Analisis data dilakukan melalui tahapan
pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Kesiapan
downtime dikaji berdasarkan lima aspek, yaitu SOP downtime, kesiapan sumber daya manusia,
sarana dan prasarana pendukung, sistem backup, serta alur pelayanan ketika downtime
berlangsung. Hasil penelitian menunjukkan bahwa RSI Surabaya Jemursari telah mempunyai
SOP untuk downtime terencana, yaitu SPO Nomor 038/SPO.SIM/03/22 yang memuat prosedur
sebelum, selama, dan setelah downtime. Kesiapan SDM diperkuat melalui pelatihan downtime
pada tahun 2025, meskipun masih ditemukan kendala berupa keterlambatan pengisian CPPT
oleh dokter dan kemampuan sebagian pengguna sistem yang belum optimal. Dari aspek
infrastruktur, rumah sakit telah memiliki SIMRS dummy, server backup, dan UPS. Ketika
server utama mengalami gangguan, operasional dapat dialihkan ke server backup dan kondisi
sistem dipantau secara berkala. Pelayanan selama downtime tetap dilaksanakan menggunakan
mekanisme manual, seperti pemeriksaan kepesertaan BPJS melalui V-Claim, penerbitan SEP
setelah pasien menerima pelayanan, penyampaian informasi kepada pasien, koordinasi dengan
petugas IT, serta back-entry setelah sistem kembali normal. Akan tetapi, pelayanan rawat jalan
masih berpotensi mengalami keterlambatan karena adanya proses verifikasi BPJS. Secara
keseluruhan, kesiapan RSI Surabaya Jemursari dalam menghadapi downtime RME tergolong
cukup baik. Namun, penyempurnaan SOP untuk unplanned downtime, peningkatan
kompetensi SDM, dan pemerataan pelaksanaan prosedur manual pada seluruh unit pelayanan
masih diperlukan.
Kata kunci: Rekam Medis Elektronik, Downtime, Kesiapan, Service Continuity, Pelayanan
Rumah Sakit.